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Freelance : Avez-vous pensé à toutes vos obligations ?

Les obligations juridiques du freelance.
Vous avez l’intention de vous lancer en tant que Freelance ? Vous êtes déjà Freelance ? Vous ne le savez peut-être pas, mais vous devez répondre à de nombreuses obligations pour exercer votre activité en toute légalité ! Aucune inquiétude à avoir, on découvre tout ça, ensemble, dans notre article.

  • Engager des procédures de création d’entreprise

En tant que travailleur indépendant en freelance, plusieurs possibilités vous sont offertes pour le statut de votre entreprise. Vous pouvez choisir d’opter pour l’entreprise individuelle avec le régime de la micro-entreprise, ou bien, choisir d’opter pour une société commerciale (SAS, SARL, SASU…). Les deux options offrent différents avantages, mais mûrissez bien ce choix, car ce dernier impactera toutes vos obligations !

  • Rédiger vos conditions générales de vente et vos contrats de prestation

Les conditions générales de vente (CGV) est un document qui permet d’encadrer juridiquement vos relations commerciales, que ce soit avec des particuliers ou des professionnels. Sur ce document doivent figurer toutes les modalités de votre collaboration : méthode de travail, facturation, livraison ainsi que plusieurs mentions légales.

Attention à ne pas confondre vos conditions générales de vente et vos contrats de prestations. Le contrat de prestations doit être rédigé au cas par cas, selon les missions et le client, pour décrire des conditions particulières qui n’apparaissent pas dans les CGV.

À savoir : Vous devez répondre à l’obligation d’information et de renseignement : article L111-1 du Code de la communication

  • Respecter la réglementation RGPD

Hé oui ! La réglementation RGPD n’est pas réservée qu’aux grandes entreprises ! En effet, d’après la CNIL, la réglementation s’applique à toutes organisations, publiques ou privées, qui traitent des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne ou que son activité cible des résidents européens. En tant qu’indépendant, vous devrez donc, vous aussi, vous conformez aux règles en matière de protection des données. La gestion des consentements sur votre site internet fait partie des étapes importantes de cette mise en conformité. Et c’est toujours mieux si la première interaction avec vos visiteurs est agréable. Il existe des extensions hyper simples à mettre en place sur votre site web comme celle que nous proposons. Une pop-up avec des cookies qui sourient pour recueillir les consentements cookies, marketing et contractuels de tous vos visiteurs. Pour plus d’informations, vous pouvez toujours suivre le guide réalisé par la CNIL.

  • Souscrire à un service de médiation

Un litige avec un client ou un fournisseur peut très vite arriver ! Vous devez savoir qu’en tant que freelance, c’est vous qui êtes juridiquement responsable en cas de problème ! Si parmi vos clients se trouvent des particuliers, vous aurez pour obligation de faire appel à un médiateur de la consommation. Son rôle ? Trouver un compromis entre le client et vous !

Les obligations fiscales et comptables du freelance sous le régime de la micro-entreprise

En tant que freelance, vous devez aussi répondre à certaines obligations fiscales et comptables ! Rassurez-vous, ces obligations sont relativement simplifiées sous le régime de la micro-entreprise.

  • Établir des factures pour chaque vente ou prestation

Vous avez pour obligation de tenir votre facturation à jour. Ces factures servent à justifier vos transactions et servent également de justificatif comptable. Vos factures doivent être émises dès la finalisation de votre vente ou prestation, contenir plusieurs mentions obligatoires, avoir une numérotation chronologique et être archivées au format papier ou numérique pendant 10 ans.

  • Tenir votre comptabilité

Avec le régime de la micro-entreprise, votre comptabilité de freelance se trouve grandement facilitée ! Vous devez tenir un livre des recettes : un document qui rassemble tous vos encaissements par ordre chronologique. Et, dans le cas où vous réaliseriez des prestations de logement ou d’activités commerciales, tenir un registre des achats : un document qui regroupe toutes vos dépenses par ordre chronologique. Pour être valide, ces deux documents doivent, eux aussi, être réalisés dans le respect des règles avec plusieurs mentions obligatoires.

À savoir : Habituellement, les démarches de comptabilité en entreprise individuelle ne nécessitent pas de faire appel à un expert-comptable.

  • Payer des charges et faire des déclarations

En tant que freelance, vous avez pour obligation de réaliser une déclaration du CA mensuelle ou trimestrielle, de payer des cotisations sociales dont le montant dépend du chiffre d’affaires déclaré, de payer des impôts et plein d’autres déclarations qui dépendent de votre cas comme la Cotisation foncière des entreprises (CFE), la déclaration européenne de services (DES), la déclaration d’échanges de biens (DEB) ou encore la déclaration de TVA.

  • Ouvrir un compte dédié à votre activité professionnelle

Avoir un compte bancaire dédié à votre activité devient une obligation à partir d’un chiffre d'affaires supérieur à 10 000€ pendant deux années consécutives. Attention à ne pas confondre compte pro et compte dédié ! Un compte dédié peut être un simple compte courant 😉 L’idée est simplement de séparer vos flux financiers personnels de vos flux professionnels.

Vous avez peur de faire des erreurs ? Pas de panique ! Pour gérer simplement votre activité, il existe des applications comme Abby qui vous permet de gagner du temps en répondant à toutes vos obligations sur une seule et même plateforme : facturation, déclaration, comptabilité, gestion clients, gestion de projets…

Les obligations spécifiques au contrat de prestation de service

  • Respecter une obligation de moyen

En tant que freelance, vous devez respecter votre contrat de prestation de service. C’est-à-dire que vous devez tout mettre en œuvre pour réussir la mission qu’on vous a confiée !

  • Être enregistré auprès d’un CFE

Pour réaliser un contrat de prestation de service, vous devez vous assurer d’être bien enregistré auprès d’un Centre de Formalités des Entreprises (CFE) et vérifier que votre numéro de SIRET est bien valable

Recommandations bonus

  • Souscrire à une assurance civile professionnelle

Pour vous prémunir des problèmes pouvant survenir durant la réalisation de vos missions, vous pouvez souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle, autrement dit une RC Pro. Cette assurance va vous permettre de vous couvrir des fautes et des dommages comme la perte ou le vol de matériel.

Il est cependant à noter que l’assurance ne vous couvrira pas en cas de retard de mission.

  • Mettre en place une clause de propriété intellectuelle

Contrairement au travail en tant que salarié, en freelance, toutes les créations réalisées vous appartiennent, elles sont protégées par droit d’auteur. Toutefois, vous pouvez décider de céder des droits à vos clients selon vos préférences ! Plusieurs options s’offrent à vous :

  • Léguer votre création à votre client en joignant une clause de cession des droits d’auteur à votre contrat
  • Partager uniquement les droits d’exploitation