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Comment bien choisir son logiciel pour préserver sa conformité RGPD ?

Maxime JAILLET

Besoin de vous doter d’un logiciel de conformité RGPD ou d’en changer ? Mais comment choisir parmi la jungle des outils présents sur le marché ? Coût, ergonomie d’utilisation, fonctionnalités de base ou avancées… On vous donne notre liste de critères pour bien choisir votre outil. Au passage, on vous parle aussi d’une solution hyper pratique, celle de Data Legal Drive. C’est notre product news du jour.

Cherchez un logiciel de conformité RGPD simple d’utilisation

L’ergonomie de l’outil doit être un critère majeur de choix. Privilégiez la simplicité d’utilisation, pensez aux utilisateurs de l’outil :

  • vous-même et votre équipe qui travaillerez tous les jours avec ;
  • les collaborateurs au sein des directions qui devront utiliser l’outil sans forcément savoir ce qu’est un registre de traitement.

Une fiche de registre doit pouvoir être alimentée en quelques minutes. S’il faut beaucoup de temps pour s’emparer de l’interface, cela peut dissuader vos interlocuteurs métiers de s’y connecter.

Demandez une démonstration et une période de test, appuyez-vous sur des témoignages clients.

Le coût de la conformité RGPD : ni trop cher ni trop peu

Choisissez une solution adaptée à votre budget. Fuyez le low cost sans pour autant rechercher le luxe.

Le coût de votre solution prendra en compte :

  • la licence d’utilisation de l’outil, le coût additionnel des modules supplémentaires souscrits en plus de la licence de base ;
  • les frais de customisation du fait du développement de modules spécifiques en fonction de vos besoins ;
  • le coût d’une formation à l’utilisation de l’outil.

Assurez-vous de la disponibilité des fonctionnalités de base de la conformité RGPD

Votre outil constituera le point d’entrée pour piloter la mise en conformité RGPD des activités de votre entreprise. Il doit donc au minimum comporter les fonctionnalités indispensables pour un DPO :

  • Alimentation d’un registre « Responsable de traitement » ;
  • Possibilité de créer un registre « sous-traitant » si vous mettez en œuvre des traitements pour le compte d’entreprises clientes ;
  • Centralisation des études d’impacts relatives à la protection des données (DPIA – AIPD) ;
  • Traçabilité des demandes d’exercices de droits et des réponses apportées ;
  • Gestion de l’accountability : documentation des mesures de protection mises en œuvre pour chaque traitement ;
  • registre automatisé pour tracer les violations de données à caractère personnel ;
  • etc.

Privilégiez une solution de conformité RGPD all-in-one

Vos missions de conformité vont nécessiter que vous vous dotiez d’outils complémentaires pour :

  • stocker les documents contractuels vous liant à vos sous-traitants, fournisseurs, prestataires et partenaires ;
  • évaluer le niveau de maturité et de conformité RGPD de vos sous-traitants au travers de questionnaires d’audit ;
  • former les collaborateurs, en présentiel ou via un module de e-learning ;
  • piloter les projets de mise en conformité RGPD déployés par les directions de votre entreprise.

Le parc informatique dédié à la conformité peut vite devenir complexe.

Certains acteurs comme Data Legal Drive ont donc fait le pari de réunir toutes ces fonctionnalités dans une solution All-In-one vous donnant une vue complète le pilotage de la conformité RGPD.

Leur outil est didactique, pratique et facile à utiliser. Au point de vite se rendre indispensable.

Assurez-vous du sérieux de votre fournisseur de solution de conformité RGPD

Votre fournisseur est un sous-traitant, il stocke des données confidentielles stratégiques sur votre entreprise. Vous devez par conséquent vous assurer qu’il respecte un niveau d’exigences élevé.

Posez vous les bonnes questions avant de signer un contrat :

  • Vous offre-t-il une solution en SaaS ou un outil à héberger en local ? Dans quel pays les serveurs d’hébergement sont-ils localisés ?
  • A-t-il recours à des sous-traitants ou des fournisseurs de modules tiers ?
  • Avez-vous accès à sa politique de sécurité ? Présente-t-elle toutes les garanties appropriées ?

Adoptez une approche moderne et collaborative de la conformité RGPD

La mise en conformité de toutes les activités présentes et futures de votre entreprise ne pourra sans doute pas reposer sur vos seules épaules.

Il faut vous appuyer sur des compétences expertes et motivées directement au sein des entreprises. Votre outil doit donc autoriser une approche collaborative. Pas uniquement pour pouvoir signer à distance des fiches de registre. Mais à terme, l’idée est bien que chaque direction remplisse elle-même ses fiches.

Assurez-vous que votre solution le permet.

Demandez des indicateurs de suivi de la conformité

Objectiver la mise en conformité RGPD de l’entreprise requiert d’accéder à un tableau avec des indicateurs. En un clin d’œil, vous pourrez ainsi évaluer un niveau de conformité par traitement, par direction et même au global.

Ces indicateurs sont indispensables car ils vous permettront de fournir une vision de l’état de la situation auprès des directions de l’entreprise.

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